フリーアドレスとは、オフィスの座席を固定せず、社員が自由に好きな場所で働くことができる働き方のことを指します。
この制度では、従来のように一人一人のデスクが割り当てられるのではなく、全員が共通で利用できる座席や作業スペースを設けるのが一般的です。
近年、多様な働き方が浸透する中で、事業の活性化を目指してフリーアドレスを導入する企業が増えています。
本記事では、フリーアドレスのメリット・デメリット、導入のステップについて詳しく解説します。効果的な導入のポイントを押さえて、快適で使いやすいオフィスを実現しましょう。
Contents
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスの特徴は、所属部署にとらわれず自由に座席を選べる点にあります。フリーアドレスを導入することで得られるメリットを詳しく解説します。
- コミュニケーションが取りやすくなる
- テレワークやABWを採用した働き方に最適
- オフィス空間を有効活用できる
- 掃除が簡単で整理整頓がしやすい
コミュニケーションが取りやすくなる
フリーアドレスの導入により、部署や役職の枠を超えた座席配置が可能となり、社員同士が自然に交流しやすい環境が生まれます。
この仕組みは、日常の会話や情報交換を促進し、チーム間の連携を強化するだけでなく、新たなアイデアや発想が生まれるきっかけにもなります。
自由なコミュニケーション環境が整うことで、オフィス全体の活気や協力体制が向上するのが大きなメリットです。
テレワークやABWを採用した働き方に最適
フリーアドレスは、テレワークやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を取り入れる企業にとって、最適な働き方です。
テレワークの普及で出社人数が日々変動する中、固定席をなくすことでオフィススペースを効率的に活用できます。
ABWとは、仕事内容に応じて最適な場所や環境を選びながら働くスタイルです。フリーアドレスを導入すると、静かなブースで集中作業をしたり、オープンスペースで社員同士のミーティングを行ったりと、業務内容に合わせて最適な場所を選べます。
オフィスのスペースを有効活用しながら、柔軟な働き方が叶う仕組みを構築できます。
オフィス空間を有効活用できる
フリーアドレスを導入することで、オフィス空間をより効率的に活用できます。社員一人ひとりに固定席を設ける必要がなくなるため、スペースを無駄なく使える点が大きなメリットです。
また、使用頻度の低いエリアを最適化して会議室やコラボレーションエリアに変えるなど、業務内容や働き方に応じた柔軟な空間設計が可能になります。
さらに必要に応じて席を詰められる柔軟さも魅力です。限られたスペースでも多くの人が座れるため、急な会議や大人数の打ち合わせにも柔軟に対応できます。
掃除がしやすく整理整頓しやすい
フリーアドレスは、整理整頓や掃除のしやすさという点で大きなメリットがあります。
配線が各席でスッキリと整理されており、清掃が簡単で清潔な環境を維持しやすくなります。
また、配線が足元で絡まることもないため、働く人にとって快適な空間を提供します。このような特長から、フリーアドレスは効率的で美しいオフィス環境づくりに最適です。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスには多くのメリットがある一方で、課題もいくつか存在します。
例えば、毎日座席を選ぶ手間や、定位置がないことで落ち着かないと感じる人がいるかもしれません。また、人気の席を巡る競争や、周囲の雑音によって集中力が妨げられる場合もあります。
さらに、座席が固定されていないため、チームメンバーの所在が把握しづらくなり、連絡のスムーズさや一体感の低下につながる可能性も否めません。
こうした課題を解決するためには、座席予約システムの導入が効果的です。これにより人気席の競争を緩和し、社員全員が快適に利用できる環境を整えることができます。
また、利用ルールを明確にするほか、個人用ロッカーの設置や静音エリアの確保なども有効な対策です。
このような取り組みを通じて、フリーアドレスの利点を最大限に活かしながら、デメリットを最小限に抑えることが可能となります。
フリーアドレスを成功させるコツ
フリーアドレスの導入を成功させるコツについて解説します。以下のポイントを取り入れることで、フリーアドレスのデメリットを解消します。
- 状況に合わせて席の仕組みを整える
- パーソナルロッカーで荷物を安全に管理する
- 個人ブースを設け集中しやすいエリアを設ける
状況に合わせて席の仕組みを整える
フリーアドレスを成功させるには、状況に応じて席の仕組みを柔軟に整えることが大切です。
たとえば、集中作業向けに静音エリアを設けたり、チームでの打ち合わせが多い場合はグループアドレスを採用するなど、職場のニーズに合わせた工夫が求められます。
また、座席予約システムの導入や空席状況の可視化など、テクノロジーを活用することで、社員がスムーズに席を選べる環境を整えることも効果的です。
さらに、社員の意見を定期的に反映し、運用を見直すことで、フリーアドレスの利便性を高めることができます。
パーソナルロッカーで荷物を安全に管理する
パーソナルロッカーがあることで、荷物を安全に管理することができます。
座席が固定されていない環境では、個人の荷物を安心して保管できる場所が必要です。パーソナルロッカーを活用すれば、社員は毎日荷物を持ち運ぶ負担を減らしつつ、大切な物を安全に保管できます。
また、施錠可能なロッカーを提供することで、セキュリティを確保し、盗難や紛失のリスクを軽減できるでしょう。
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個人ブースを設け集中しやすいエリアを設ける
個人ブースを設けて集中しやすいエリアを確保することは、フリーアドレスの運用をさらに快適にする有効な方法です。周囲の雑音や視線を遮ることで、社員が作業に集中できる環境を提供できます。
特に、細かな作業や深い思考が求められる業務では、静かでプライベートな空間が生産性向上に直結します。個人ブースを利用しやすい場所に配置し、必要に応じて予約システムを導入すれば、より効率的に活用することが可能です。
こうした集中エリアの整備は、さまざまな働き方に対応し、社員一人ひとりのパフォーマンスを最大限に引き出す重要な工夫と言えるでしょう。
フリーアドレスを導入する流れ
フリーアドレスをスムーズに導入するためには、社員の協力を得ながら柔軟に対応することが重要です。以下のプロセスを丁寧に進めることで、社員が快適に働けるフリーアドレス環境を実現できます。
- フリーアドレスを導入する目的を明確にする
- 対象者と座席の運用を決める
- オフィス家具やITインフラの整備をする
- 導入後の運用ルールを設定する
フリーアドレスを導入する目的を明確にする
フリーアドレスを導入する目的を明確にすることは、オフィス環境を整える上で成功の鍵となります。このステップをしっかりと行うことで、導入後の運用がスムーズになります。
まず、フリーアドレスを導入する理由を具体的に洗い出しましょう。
（目的の例）
- オフィススペースの効率化をする
- コミュニケーションの活性化を図る
- リモートワークと出社を組み合わせ、働き方の柔軟性を高める
目的が明確であれば、それに基づいてレイアウト設計や運用ルールを適切に整備できます。また、社員にも導入の意図を伝えやすくなり、協力を得られやすくなります。
対象者と座席の運用を決める
フリーアドレスを成功させるには、対象者と座席の運用ルールを明確にすることが大切です。
まず、フリーアドレスの対象範囲を明確にしましょう。
全社員に導入するのか、それとも外出やリモートワークが多い特定の部署に限定するのかを検討します。一部の業務では固定席が必要な場合もあるため、その点も考慮することが重要です。
次に、働き方に応じた座席の種類を整備します。
集中作業に適した静音エリアや個人ブース、打ち合わせに便利なオープンスペース、誰でも気軽に利用できる自由席など、用途に合わせた工夫を取り入れることで、より効果的な運用が可能になります。
オフィス家具やITインフラの整備をする
オフィス家具やITインフラを整備することは、フリーアドレスの導入を成功させるために欠かせない要素です。適切な設備を整えることで、社員が快適かつ効率的に働ける環境を整えられます。
□オフィス家具
フリーアドレスに適したデスクは3つのタイプがあります。キャスター付きデスクはレイアウト変更が簡単で、ロングデスクは多人数利用に便利です。また、増連結型デスクは社員増加時にも柔軟に対応できます。
□ITインフラ
社員がフリーアドレス下で仕事できるようノートパソコンやタブレットを支給し、高速で社内のどこでもネットがつながるWi-Fi設備が重要です。
また、各デスクで使える電源やUSBポートを充実させましょう。さらに、社員のデバイスからアクセスできるようクラウドストレージを導入し、データ化やペーパーレス化も欠かせません。
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導入後の運用ルールを設定する
フリーアドレスを円滑に運用するためには、導入後の運用ルールを明確に設定することがポイントです。ルールを設けることで、社員が快適に働けるだけでなく、トラブルや混乱を防ぐことができます。
例えば、下記のような点に着目してルールを設けてください。
- 座席利用のルールを設定する
- 荷物管理のルールを定める
- エリアごとの利用目的を明確化する
- ITツールの活用ルール
マニュアル作成によって、既存社員だけでなく中途入社の社員にもルールを周知できます。マニュアル作成する際は社員にも参加するよう働きかけ、オフィス環境作りや働き方の変革に関心を高めてもらいましょう。
フリーアドレスの事例を紹介
フリーアドレスを導入した事例をご紹介します。オフィスレイアウトの変更を検討中の企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
固定席からフリーアドレスに変更した事例
神奈川県で電気工事業を営む企業様より固定席用デスクからフリーアドレスデスクへの変更のご依頼を受けました。
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▼Before
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▼After
フリーアドレスデスクとして採用したのは、オカムラのフリーアドレスデスク「プロユニットフリーウェイ」です。スマートなデザインながら、木目調の天板を使用することで温かみのある印象を与えています。
座席は2つのタイプを用意しました。1つはモニターを備えた席、もう1つは何も設置しない席です。その日の業務内容に応じて自由に座席を選択できるため、柔軟で効率的な働き方をサポートします。
新規事務所立ち上げにおけるフリーアドレスの導入事例
東京都に拠点を持つ企業様から、新規事業所の立ち上げに伴うオフィス環境の整備のご依頼を受けました。
什器のカラーは、ホワイトまたは木目調のご要望に合わせてオフィス家具を選定しました。
フリーアドレスデスクはホワイト、間仕切りパーテーションは木目調、応接セットにはブラックとウッドを組み合わせたオフィス家具を採用しています。
お客様からは「おしゃれな作りになった」という感想をいただきました。さらに、応接セットについても「値段以上の見映えがある」とご好評をいただいています。
施工は施工員1名と助手3名のチームで対応し、作業は半日でスムーズに完了しました。
リユース家具を使用したフリーアドレスの導入事例
東京都でエンターテーメント系の事業をされている企業様から、家具の入れ替えとカーペットの交換についてご依頼を受けました。
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▼Before
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▼After
パーソナルロッカーを導入し、業務スペースを優先した完全フリーアドレス化をご要望でした。
また、「地球環境に配慮したい」との方針に沿うため、すべてリユース家具を使ってご提案させていただきました。温かみがありながらも無駄のないすっきりとしたオフィスが完成しています。
通常業務を妨げないよう土曜日と日曜日の2日間で、カーペットの交換や家具の納品、電気・LAN配線・テレビの同軸工事までを完了。レイアウトからスケジュールまでを一括してご提案し、お客様のご負担を最小限にするよう努めました。
フリーアドレスで実現する効率的なオフィス設計
フリーアドレスのメリット・デメリット、成功のポイント、導入の流れについて詳しくご紹介しました。
フリーアドレスは、コミュニケーションの活性化やオフィス空間の効率的な活用、多様な働き方への対応を可能にする柔軟なオフィスレイアウトです。
業務内容によっては、グループアドレスや固定席と組み合わせることで、より効果的な活用が期待できます。まさに現代の多様な働き方を支える革新的なスタイルと言えるでしょう。
フリーアドレスの導入をご検討中の方は、ぜひオフィスレスキュー119Happyまでご相談ください。什器の選定からレイアウト設計、施工スケジュールの調整まで、貴社のご要望に合わせた最適なプランをご提案いたします。
